Procesos administrativos

Acompañamos a nuestros clientes no solo en la identificación de oportunidades de mejora en sus procesos administrativos, sino también nos comprometemos con la ejecución y captura de beneficios en los mismos.

En la última década, muchas compañías han centralizado sus procesos administrativos y de servicios compartidos, a veces en terceros países, buscando reducir costos. Sin embargo, no todas las empresas obtuvieron el beneficio esperado con esta integración. Partners in Performance ayuda a sus clientes a maximizar el rendimiento de la centralización de procesos administrativos, desde la liquidación de sueldos y el soporte de sistemas hasta los centros de atención al cliente.

Impulsamos la optimización de estas operaciones enfocándonos en tres aspectos:

  • Revisar y recomendar la estructura organizacional óptima – ¿internalización o subcontratación? ¿modo local o remoto? Hay decisiones críticas que tomar y aquí no se pueden emplear soluciones enlatadas; cada proceso y organización tiene sus necesidades particulares.
  • Mejorar el nivel de servicio y la eficiencia de la operaciónLa consolidación de procesos y servicios compartidos es solo una parte del trabajo. Para obtener el beneficio completo de la centralización es necesario mejorar la productividad y eficiencia de los procesos lo que a su vez se traduce en mejores niveles de servicios y menores costos
  • Trabajar en colaboración con los proveedores de servicios tercerizadosLa subcontratación de funciones o etapas específicas de un proceso es muy habitual. Nosotros nos enfocamos en las interfaces entre empresas para construir vínculos que maximicen la calidad y eficiencia de las operaciones. En un proyecto de este tipo, ya sea que nos contrate el proveedor o cliente del servicio subcontratado, trabajamos a ambos lados de la ecuación para optimizar los procesos y maximizar el resultado.

Incremento de la productividad en procesos administrativos: cómo trabajamos

Nuestro enfoque sistemático consigue minimizar el costo, elevar la calidad y maximizar la productividad. Primero nosotros:

  • Diagnosticamos la oportunidadEvaluamos las operaciones en su estado actual en busca de oportunidades para mejorar la eficiencia, la utilización del personal y el flujo de los procesos. Ya sea que el cliente esté evaluando la posibilidad de subcontratar o deslocalizar funciones, o incluso si ya lo ha realizado,diagnosticamos la situación para determinar la mejor manera de maximizar el valor.

Una vez identificadas las funciones y/o problemas clave, nos enfocamos en trabajar junto a su empresa (y con el proveedor de servicios externos en caso de subcontratación) para mejorar la productividad. Este enfoque en la eficiencia y el servicio nos ha permitido ayudar a nuestros clientes a reducir sus costos en un 20-40%.

  • Lo ayudamos a definir objetivos y a alinear a su equipo detrás de ellosJunto a sus colaboradores y partiendo desde el nivel de Dirección más alto, bajamos en cascada por toda la estructura de la organización implementando indicadores clave en cada nivel, llegando hasta los líderes de equipo y la línea operativa. Nos aseguramos así de que todos los miembros de la organización tengan claro cuáles son los aspectos clave para mejorar el resultado del negocio.
  • Integramos el reporte de resultados en los equipos para impulsar el proceso de mejora.Ayudamos a nuestros clientes a crear una cultura de transparencia y reporte de resultados en toda su organización. Ya sea para uso interno de nuestro cliente o para el control de empresas asociadas, ayudamos a identificar los indicadores clave de desempeño que verdaderamente afectan la operación y luego a establecer mecanismos para medir y reportar los resultados, capacitando a los gerentes en las mejores práctica para revisar y desarrollar activamente a su personal para que puedan ofrecer un mejor desempeño.
  • Instalar una tubería de ahorros.Trabajamos con nuestros cliente y sus proveedores externos para instalar sistemas que faciliten la permanente generación, acompañamiento e implementación de ideas de ahorro.
  • Llevamos adelante procesos de mejora de la productividad y la calidad trabajando directamente desde el nivel de Supervisión/Líderes de equipo hacia arriba.Trabajamos directamente con los Líderes de Equipo/Supervisores y luego hacia arriba para asegurarnos de que no sean ellos los que realicen el trabajo operativo, sino que se dediquen a desarrollar activamente a los miembros de su equipo para impulsar mejoras sostenibles en el desempeño.

Ejemplos de lo que hemos logrado junto a nuestros clientes:

  • Entregamos una mejora de US$75m en EBIT en el primer año, y US$100m en 15 meses al mejorar el desempeño operativo en una empresa global de servicios subcontratados.
  • Reducción de un 20% de los empleados a tiempo completo en un medio de comunicación líder al reducir servicios internos innecesarios y simplificar procesos.
  • Redujimos los costos del área de Sistemas de una institución financiera con base en Australia en un 16% en seis meses, bajando el tiempo promedio de atención de los tickets en un 24% y reduciendo el número total de tickets abiertos en un 25%

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